Информационные массивы, заложенные в музейных картотеках, описях, инвентарных книгах, уже не отвечают современным требованиям и должны быть переведены в электронный вид. Сегодня возможно и необходимо создавать компьютерные базы данных о музейных коллекциях, содержащие максимум сведений о предметах (текстовое описание, тематическую идентификацию, изображение, ссылки на сопутствующую информацию и т.п.). Скорость и точность поиска в таких базах, эффективные и безопасные (по отношению к предметам коллекций) способы ввода информации, надежное и неограниченное по времени хранение больших информационных массивов, возможность многократного копирования, отображения в локальных и глобальных компьютерных сетях - все эти достоинства позволят резко повысить эффективность и коренным образом изменить культуру труда исследователей, создать комфортные условия для работников музеев и посетителей. Учитывая солидный "возраст" многих коллекций, музейные базы данных необходимо создавать незамедлительно и в достаточно сжатые сроки.

Под термином ретроконверсия (РК) подразумевается: сканирование информационного ресурса, обработка и представление информации согласно утвержденному сотрудниками музея списку полей.

Возможны два способа проведения РК:

1. РК с последующей интеграцией в информационную среду музея. Это может быть и собственная разработка музея и одна из используемых сегодня типовых систем - системы разработки ГИВЦ (“АС-Музей-2”, “АС-Музей-3”), системы разработки ОАО АльтСофт “КАМИС”. Такой путь проведения РК достаточно трудоёмок и дорог, т.к. сегодня в музеях не существует коммуникативного формата представления данных (в отличии от библиотек) и музейная РК заканчивается не представлением записи в коммуникативном формате, а тем, что мы должны сами создавать структуру базы данных. К тому же существующие музейные ИПС не приспособлены для проведения РК, разработчикам систем приходится создавать программы-конверторы для интеграции информации, а это сопряжено с определенными трудностями. Поэтому мы предлагаем второй путь проведения РК:
2. Проведение РК в известные форматы, например, в базу данных MS Access согласно утвержденному с сотрудниками музея списку полей.

Выбор платформы MS Access был сделан исходя из ориентации на широкий круг пользователей. А так как база данных в MS Access совместима со всеми современными системами управления базами данных (SQL Server, Oracle, Informix, и др.), то выбор базы данных в MS Access исключает, в дальнейшем, проблемы при переносе информации из промежуточной среды (MS Access) в информационную среду музея.

Таким образом, первый путь проведения РК качественный и дорогой, второй путь - качественный и менее дорогой. К тому же, второй путь можно рассматривать как средство эффективного распределения вложений для создания музейного информационного ресурса, это не исключение первого пути, это всего лишь первая ступенька для осуществления РК в полном объеме, позволяющая сотрудникам музея получить быстрый и эффективный доступ к необходимой информации.

При выборе информационного ресурса для РК необходимо стремиться к тому, чтобы он, по возможности, давал наиболее точное описание каждого МП и максимально полное описание всего объема музейного фонда. В большинстве музеев - это инвентарные книги и карточки научного описания.

Как правило, на базе информации из инвентарных книг и карточек научного описания, формируется 20-30 полей базы данных. Но не всегда предложение по полной обработке записи из инвентарных книг доступно музею, чаще всего по финансовым соображениям. В таких случаях можно:

• во-первых, уменьшить количество полей для обработки, оставив только основные учетные поля, которые четко идентифицируют МП: № КП, № инвентарный, автор, название, место/дата создания, материал, техника, сохранность, а всю оставшуюся информацию ввести в базу данных позднее;
• и, во-вторых, разрабатывать имидж проекты - создание электронных образов инвентарных книг с организацией поиска по ним по номерному полю: № по КП или инв. №.

При этом структура графических образов листов инвентарных книг полностью соответствует структуре реальных книг.

Электронные образы инвентарных книг предназначены для:

• Обеспечения сохранности реальных инвентарных книг.
• Повышения эффективности проведения сверки наличия музейных предметов (выбрав в качестве поискового критерия № по КП или инв. №, сотрудник музея получит на экране дисплея графический образ, содержащий описание данного МП).
• Возможности создания (при необходимости) бумажных копий инвентарных книг.
• Возможности дальнейшей обработки информации с графических образов листов книг и представление её в соответствии с пожеланиями сотрудников музея.

Особенно это актуально для тех музеев, где не ведется база данных, большой объем единиц хранения, и инвентарные книги очень страдают от частого использования, не говоря уже о том, насколько удобнее пользоваться книгами в электронном виде.

Компания ПроСофт-М, специализированный центр профессиональных решений в области массового сканирования, обработки бумажных документов и архивации информации предлагает воспользоваться своими технологиями для решения стоящих перед музеями задач.

ЗАО “ПроСофт-М”
Москва, Петровско-Разумовская аллея, дом 12-А,
Телефоны: (095)792-31-31, (095)155-1838, (095)214-5725, (095)214-5874,
Факс: (095)251-3603
e-mail:info@prosoft-m.ru, office@elar.ru
web:www.prosoft-m.ru, www.elar.ru