Обско-угорский институт прикладных исследований и разработок располагает большим архивом аудио, видеозаписей, большим фондом фотографий и рукописей. Здесь хранятся полевые материалы на хантыйском, мансийском, ненецком, русском языках, собранные сотрудниками института с начала 90-х гг. ХХ столетия на территории Югры, Шурышкарского района Ямало-Ненецкого автономного округа и Ивдельского района Свердловской области. В архиве сосредоточены собранные за 20 лет записи песен, сказок, преданий, мифов, верований, праздников и обычаев обско-угорских народов. Общий объем фонда составляет 3000 часов, большая часть фонда – это фольклорные материалы на хантыйском языке.
Известно, что срок хранения звука на аудио, видеопленке очень ограничен: со временем происходит слипание пленки, ее размагничивание, и со временем на пленке может исчезнуть звук и изображение. Для предотвращения этого явления в архиве фольклорного отдела предпринимаются попытки проведения профилактических работ, которые заключаются в систематической перемотке аудио и видеокассет. Если не проводить указанную профилактику звук и изображение на пленке может исчезнуть уже через два десятилетия. Учитывая, что срок хранения информации на пленке недолговечен, и аудиовизуальный фонд, собранный титаническими усилиями собирателей обско-угорского фольклора, на аудио- и видео-носителях начинает постепенно разрушаться, существует необходимость перевода аудиовизуального фонда по фольклору на цифровые носители. В связи с этим с 2005 года в отделе существует штатная единица, которая выполняет перевод материалов на электронные носители. На данный момент, в Российской Федерации отсутствует единая государственная программа по сохранению звукового наследия, нет четко выработанной стратегии использования единых современных цифровых форматов для хранения звуковых архивов. Работа по сохранению звукового наследия идет крайне медленно, без должного уровня финансирования и без применения единых стандартов звукового архивирования.
Поэтому, если не принять решительных мер по улучшению ситуации в этом направлении, то в ближайшем время значительная часть звуковых коллекций коренных народов Югры будут безвозвратно утеряна для будущих поколений. Выход – это перевод этих уникальных материалов в цифровой формат с соблюдением всех международных стандартов, утвержденным Техническим комитетом Международной ассоциации Звуковых и Аудиовизуальных Архивов, функционирующих под эгидой ЮНЕСКО. Звуковой архив, приведенный в соответствие с едиными стандартами звукового архивирования, позволит включить коллекции обско-угорского института прикладных исследований и разработок в программу ЮНЕСКО "Память Мира" ("Memory of the World"), которая призвана способствовать сохранению всемирного наследия ценных объектов архивных фондов и расширения доступа к нему.
Перевод фонда на электронные носители диктует в свою очередь упорядоченное и систематизированное хранение материалов и широкий доступ пользователей. В связи с этим, запланировано внедрение комплексной автоматизированной архивно-музейной информационной системы КАМИС 2000, которая разработана фирмой КАМИС в городе Санкт-Петербурге. Цель создания электронной базы – систематизация фольклорных фондов, введение автоматизированного учета фольклорных материалов, а также использование базы данных в научно-исследовательских, методических и образовательных целях [6, С. 204].
Данная программа позволяет создать электронную базу данных архивного фонда фольклорного отдела. Она включает текст, звуковые, видеозаписи и изображения по собранному материалу, и предполагает архивировать новые поступления, а также позволяет вести сквозной учет приема, выдачи материалов для изучения, обеспечивает быстрый поиск и получение различных справок, начиная от любой сказки и заканчивая биографиями информантов. На основе системы КАМИС Обско-угорским институтом прикладных исследований и разработок подготовлен для реализации инновационный проект в сфере информационных технологий - создание электронного мультимедийного депозитария на основе архивных фондов, хранящихся в институте. Конечным этапом будет создание Интернет портала с поисково-справочным механизмом для обеспечения массового доступа пользователей к электронному мультимедийному депозитарию для изучения, сохранения языков и устного народного творчества коренных народов Югры. Принципами деятельности по формированию и использованию Депозитария будут являться:
̶ обеспечение авторских прав и интеллектуальной собственности;
̶ реализация авторизованного доступа разных категорий пользователей к ресурсам разных уровней доступности;
̶ использование современных технологий и программного обеспечения, обеспечивающего надежное хранение информации на уровне мировых требований;
Пользователями Депозитария станут учащиеся, студенты, аспиранты дистанционной и иных форм обучения в учреждениях образования; преподаватели образовательных учреждений и объединения преподавателей - кафедры, факультеты, лаборатории и т.д. (индивидуальные и коллективные пользователи); учащиеся образовательных учреждений, а также пользователи, проявляющие интерес к нематериальному культурному наследию коренных народов Югры.