Государственный Эрмитаж с 2002 г. ведет планомерную работу по созданию общемузейной базы данных, которая должна содержать записи обо всех предметах музея. К началу 2012 г. были внесены данные примерно об одной трети коллекций. В настоящее время в рамках подготовки к 250-летию музея Государственный Эрмитаж совместно с фирмами КАМИС и Элар осуществляет большой проект. Его основная цель завершить формировании общемузейной базы данных к 2014 г. Предполагается, что она будет включать данные из учетной документации различных видов. Речь, прежде всего, идет об инвентарных книгах, книгах поступлений и актов приема на ответственное хранение. Такой комплексный подход к фиксации в электронном виде учетных данных позволит получить базу данных достаточно полно отражающую, как учетно-хранительскую информацию, так и сведения о бытовании предмета в музее.
Данный порядок работ по вводу сведений в общемузейную базу данных был апробирован в рамках другого проекта, который Государственный Эрмитаж осуществлял совместно с Фондом Мелона в 2011 г. Главной целью проекта была фиксация в электронном виде данных о коллекции русской фотографии и негативов (42 тыс. единицы хранения). Как и проект, работа над которым ведется в настоящее время, выполнение его было ограничено жесткими временными рамками. Благодаря этому, были выявлен целый ряд сложностей, которые затрудняют корректную фиксацию информации в базе данных и ее дальнейшее использование.
Рассмотрению этих проблем и их решению, будет посвящен доклад.