Автоматизированная билетно-кассовая система для музея – это освобождение от ручной работы, широкий спектр статистических данных в короткое время, оперативные сведения о продажах.

В Русском музее система начала функционировать в IV квартале 2002 года: заработал АРМ администратора, АРМ бухгалтера, АРМ кассира. Сразу стал заметен положительный результат, который дал возможность для дальнейшего совершенствования билетно-кассовой системы.

Первоначально автоматизация билетного хозяйства и бухгалтерии затронула только Михайловский дворец, но уже в 2003 году система заработала в Мраморном дворце, затем в Инженерном замке. В 2004 году был задействован АРМ договорного отдела, появилась возможность вводить договоры с туристическими компаниями с индивидуальными расценками и возможностью предоставления пакета отчётных документов.

Далее возникла необходимость в создании АРМ билетного склада, в котором можно отслеживать поступление бланков строгой отчётности, их выдачу кассирам, возврат, списание и инвентаризацию. В системе АРМ кассира стало возможно делать отчёты не только по компьютерным бланкам, но и по ручным билетам, что несказанно облегчило работу и кассира, и администратора, и бухгалтера.

Работая в системе, бухгалтер ежедневно проверяет отчёты кассиров, имеет возможность получать оперативные данные по продажам в любых разрезах, получать оборотную ведомость и по каждому кассиру, и по складу в целом. Кассир теперь вручную не делает никаких отчётов, система не позволяет делать ошибки.

В 2007 году была разработана программа импорта оплат услуг из банковской программы, что дало возможность в любой момент производить сверку с договорными клиентами, видеть баланс и формировать акт сверки. Затем, по требованию бухгалтерии, был осуществлён экспорт счёт-фактуры в бухгалтерскую программу. Сложность в том, что бухгалтерский учёт в бюджетных учреждениях постоянно меняется, сейчас музей работает в программе 1-С, 8-я версия, и программистам придётся заново делать эту работу, а пока приходится вручную заносить информацию, что отнимает уйму драгоценного времени.

С договорными клиентами ведётся работа следующим образом: гид группы в кассе музея обменивает ваучер на входной билет (такая возможность появилась в 2008 году, что отменило ручной ввод ваучеров администратором), в системе это сразу отражается. В первые числа, следующие за отчётным месяцем, выставляется реестр, акт выполненных работ, счёт-фактура, и, если нужно, акт сверки. Всех наших клиентов эта схема устраивает. Статистические отчёты за любой период можно получать в любом разрезе. Я влюблена в эту систему!

К огромному сожалению, система, практически 2 года не обслуживалась из-за финансовых трудностей, и, соответственно, не совершенствовалась, придётся восполнять упущенное, например, продажу билетов и экскурсий через интернет. Ещё 3 объекта Русского музея - Строгановский дворец, Домик Петра I, Летний сад - не охвачены системой, по ним приходится вручную заносить данные.

Мы видим необходимость в расширении и развитии системы в нашем музее и будем работать в данном направлении.