Анализ состояния файлового хранилища цифровых изображений произведений искусства и редких книг на июнь 2009г. показал, что хранилище постоянно растет и пополняется. Прогноз увеличения объема информации на 2010-2012 годы показывает, что работа с таким объемом в файловой системе невозможна, требуется автоматизированная система управления ЦА на базе СУБД.
Исходя из особенностей сформировавшегося механизма коллективной работы с активами, требований по информационной безопасности и коммерческих аспектов были сформулированы основные требования к системе автоматизации. Эти требования были сгруппированы по нескольким основным направлениям. С точки зрения сохранности и уникальности активов были сформулированы требования по механизмам блокировки изменений активов, невозможности создания дубликатов, полного протоколирования всех действий, совершаемых пользователями. С точки зрения обеспечения совместной работы были сформулированы требования по типизации пользователей, контролю и управлению правами доступа и по внутренним процедурам согласования. С точки зрения возможности доступа к хранящимся активам со стороны внешних по отношению к системе пользователей Интернет были сформулированы требования по обеспечению доступа к строго регламентированной информации без раскрытия структуры и содержания хранилища в целом.
На этапе выбора основы для решения, удовлетворяющего поставленным требованиям, были проанализированы существующие заказные и коробочные продукты, в результате была выбрана гибкая модульная система, позволяющая обеспечить базовый функционал в виде коробочного продукта и обеспечивающая практически неограниченное наращивание функциональных характеристик в соответствии с потребностями пользователей.
Первый этап внедрения системы «Медиарх» дал положительные результаты в виде:
Существенного повышения производительности труда сотрудников депозитария
Возможности неограниченного развития депозитария по числу активов и объему информации
Улучшения информационного обмена между сотрудниками научных, фондовых и учетных отделов
Повышения надежности и оперативности цифрового депозитария
Возможности логического объединения графических, видео и текстовых документов в коллекции и подборки учебных и методических материалов без создания копий входящих активов
Возможность экономии на закупках лицензионного ПО за счет минимизации требований к комплектации рабочих станций пользователей
Снижения нагрузки на корпоративную сеть за счет минимизации пересылки активов между пользователями
Повышения качества администрирования прав доступа.
Общее снижение затрат на администрирование депозитария цифровых активов