В настоящее время вопросы сохранности Музейного фонда РФ продолжают волновать умы. Средства массовой информации, чиновники и сотрудники музеев озабочены сохранением национального достояния.
В профессиональной жизни музейщиков процесс сверки музейных коллекций является необходимым, но едва ли не самым рутинным и трудоемким. В некоторых музеях сверки длятся годами, к сожалению, не внося ясности в представления о составе и структуре музейного фонда. В других музеях к проверкам наличия относятся формально, правильно оформляя учетно-хранительскую документацию и своевременно отчитываясь, но при этом, не решая накопившиеся годами проблемы переатрибуции и исключения предметов из учетно-хранительской документации.
Музеи, подчиненные Комитету по культуре Правительства Санкт-Петербурга, уже имеют многолетний положительный опыт работы по оформлению документации по сверкам. В настоящее время в городе действует уже вторая по счету Экспертная комиссия по утверждению результатов сверок музейных предметов и музейных коллекций государственных музеев, находящихся в ведении Комитета по культуре и администраций районов Санкт-Петербурга, с учетной документацией. (1) В состав Экспертной комиссии входят главные хранители и сотрудники отдела учета музеев города, образующие, в свою очередь, четыре экспертные группы по четыре человека во главе с руководителем. В их обязанности входит предварительное рассмотрение поступающих на комиссию документов, их анализ, доработка совместно с представителями музеев в случае необходимости и написание предварительного заключения. После этого все комплекты документов обсуждаются на общем заседании Экспертной комиссии один раз в квартал в соответствии с представленным музеями и утвержденным Комитетом по культуре графиком. После организации Экспертной комиссии процесс оформления сверок в Санкт-Петербурге весьма оживился.
Наличие в музее заполненной базы данных может значительно облегчить весьма непростой процесс проверки наличия музейных предметов с учетной документации. Нам представляется, что можно выработать несколько подходов.
Первый, самый простой, предполагает проставление отметки о сверки в специальном поле информационной системы, по которому впоследствии можно будет сделать соответствующий отбор предметов для оформления необходимых приложений к акту (список предметов, не обнаруженных при сверке, имеющих двойной учет и т.п.)
Второй подход предполагает одновременно с процессом сверки заполнение справочника Топография. Таким образом, музейщики одновременно осуществляют процесс проверки наличия музейных предметов и создают топографические описи.
Третий подход – более трудоемкий, но очень эффективный, предполагает одновременную оцифровку сверяемых предметов. Тогда в результате сверки у нас получится еще и база данных изображений музейных предметов.
Четвертый подход, оказавшийся самым приемлемым для нашего музея, - использование модуля Сверки системы КАМИС, благодаря которому не только оформляется учетно-хранительская документация по сверкам, но самое главное – осуществляется поиск дублей, пропуск номеров в базе данных, а также производятся арифметические действия, не всегда простые для гуманитарного сознания музейщика.