Проверка наличия музейных предметов - важная часть фондовой работы, заключающая в себе сличение фактического наличия, состояния физической сохранности предмета, соответствия описания музейного предмета в регистрационно-учетных документах.
Документооборот по данному виду работы условно можно разделить на 2 части: учетно-хранительские документы, с которыми необходимо работать при проведении проверки наличия (книги регистрации поступлений в постоянное пользование, инвентарные книги, акты передачи на ответственное хранение, топографические описи) и формирование новых документов по результатам проверки наличия.
Пакет документов, фиксирующий результаты работы проверки наличия многообразный. Он содержит виды документов организационно-правового и справочного характера: приказы, акты, протоколы, приложения в виде списков и таблиц. Количественный показатель объема документооборота зависит от состояния дел в фондовом собрании. В случае исключений предметов из музейного собрания, хищений или краж, объем документов резко возрастает.
Организация работы требует сведения воедино статических данных, приведения в порядок документации, фиксирующей изменения состояния предмета.
В докладе на конкретных примерах будет показана технология работы по проверке наличия музейных предметов с помощью информационной учетной системы «АС МУЗЕЙ-3».