Музейная информационно-поисковая система (МИПС) «Атлант» функционирует в Отделе археологии Восточной Европы и Сибири Государственного Эрмитажа с 1999 года. В ходе разработки были учтены основополагающие работы по стандартизации описания музейного предмета, как самые первые, включая предложения CIDOC по параметрам и структуре описания данных, так и ориентированные на интернет-технологии. Выход в интернет заставил обратиться и к Дублинскому Ядру. Сопоставление систем описания музейных предметов также проводилось позднее в связи с организацией Российской Сети Культурного Наследия. Возможно, именно эта тенденция глобализации заставила забыть об основных функциях музея: учете и хранении. Структура описания данных Object ID, разработанная институтом Гетти и используемая Интерполом, тоже является внешней «этикеткой», результатом поэтапной работы музейного хранителя, своего рода форматом обмена информацией между различными учреждениями, который должен поддерживаться музейной системой автоматизированного учета внутреннего пользования.

Согласно основному документу, регламентирующему жизнь хранителя, ограничиться 12-15 параметрами описания невозможно. Объектов и параметров описания, характеризующих процессы, происходящие внутри музея, в десятки раз больше. Структура данных в МИПС «Атлант» такова, что любой новый запрос к системе не требует ее структурной переработки. В системе хранятся не только актуальные данные, но и вся архивная информация. В большей степени представлены данные об учетных номерах и данные спецучета драгоценных материалов, сведения о топографии. Есть коллекции, по которым в силу ряда обстоятельств объем данных значительно больше (инвентарное описание, полная информация о выставках, изображения). Специфика описания различных фондов учтена в многоуровневом описании (сначала то, что бывает у всех, потом особенности конкретного фонда). Формы для ввода данных соответствуют видам документов, а можно просмотреть всю имеющуюся информацию. Априорно считается, что база данных по коллекциям представляет собой информацию для служебного пользования и выносу за пределы музея не подлежит. Всем пользователям открывается доступ к данным, с которыми они работают на их рабочем месте. А администратор по музейной сети может этот процесс контролировать (в том числе, кто, когда и сколько работал). В частности, при необходимости можно осуществить вывод отчета обо всех номерах коллекционной описи независимо от того, числятся ли все номера в музее, или с ними произошли какие-либо изменения (выдачи, погашения, реинвентаризация). Работы по вводу данных велись постоянно, но не планомерно. За это время накоплен массив данных об археологических предметах, составляющий более 600000 записей. В настоящее время в связи с подключением всех компьютеров отдела к музейной компьютерной сети работа стала продвигаться значительно быстрее. Однако, уже сейчас стали очевидны преимущества данного инструмента, предусмотренные разработчиками. История наших коллекций такова, что коллекции переходили из фонда в фонд, обрабатывались, перешифровывались и необходимо было отслеживать всю документацию, связанную с этими обстоятельствами. Таким образом, особое внимание уделяется всем видов учетных номеров (КП, инвентарный, спецучет, старые номера), актам и топографии. Только так можно разобраться, что происходило с каждым предметом и номером. Проиллюстрируем вышесказанное на актуальном примере. Для учета сведений об инвентарных номерах используется 10 параметров, из которых 6 задействовано непосредственно для инвентарного номера, а два введены дополнительно: один является уникальным идентификатором записи в базе данных, другой - внешним ключом к той же таблице, указывая на другой инвентарный номер, с которым он связан логически. Характер этой логической связи описывается с помощью параметров «флаг погашенности» в той же таблице и «реальное местонахождение» в таблице топографии. Таким образом, если вещь существует, то все просто: есть инвентарный номер, внешних ссылок нет, параметр «реальное местонахождение» принимает соответствующее значение из списка (фонд, экспозиция, временная выдача). Если из одного номера стало несколько после реинвентаризации, то «флаг погашенности» принимает значение «истинно», «реальное местонахождение» принимает значение «перешифрован». Если несколько номеров составили один, то эти параметры принимают те же значения, но иначе формируется запрос к базе данных, позволяющий увидеть связи между номерами. Любые другие причины, в результате которых инвентарный номер перестает числиться в фонде, так же объясняются списковым значением параметра «реальное местонахождение»: «выдан на постоянное хранение», «списан по акту» и др., - и дополняются ссылками на соответствующие акты. Таким образом, для любой коллекции представляется возможным составление отчета, содержащего сводные данные о количестве номеров и предметов и произошедших изменениях в системе их учета.
Приведенный пример подтверждает гипотезу о том, что при изменении форм представления информации сама система музейного учета остается неизменной, и логическая модель электронного музейного каталога коллекций должна соответствовать именно ей, а не только конкретному набору отчетных форм , действующих в определенный период времени.