В Рыбинском музее уже около десяти лет идет активное использование базы данных. Но в основном запросы к базе обслуживают учетные операции.
Для её использования в любой деятельности музея, связанной с предоставлением музеем внешних услуг, требуется содержательная модернизация информационной музейной системы. Причин тому несколько.
Первая это несоответствие сведений содержащихся в базе реальным запросам большинства пользователей. на сегодняшний день мы в базе храним сведения о предметах, находящихся в наших фондах, а пользователей интересует информация о явлениях: сведения о городе, предприятии, человеке и т.п.. Даже сведения о конкретном предмете (например картине, вазе и т.п.) посетителя интересуют не сами по себе, а в контексте принадлежности этого предмета к той или иной группе (например бытовавшие в такой-то усадьбе, принадлежащие кисти того то и т.д.) Это противоречие порождено организацией сведений, хранимых в базе данных. Основным элементом, описываемом в информационной музейной системе, её центральным звеном, является описание музейного предмета. Именно к нему привязаны справочники, система поиска и т.д. Именно через предметы связаны сведения о событиях, персоналиях, тематике и другие справочники, содержащиеся в системе.
Второй проблемой является мотивации сотрудников музея к пополнению базы сведениями научно-исследовательского характера.
Третья проблема, затрудняющая эффективное использование информационной музейной системы в работе музея с посетителем это проблема интерфейса. Для эффективного использования информационной системы в качестве механизма обслуживания внешних запросов, необходимо переделать интерфейс запросов, а иногда и алгоритма поиска по базе.
Решение всех этих проблем нам видится изменении роли информационной сиситемы в деятельности музея, переходе её от преимущественно учетной к энциклопедической. В идеале такая система должна стать электронным архивом, хранящим все сведения, собираемые музеем в ходе его деятельности.