Большая корпоративная организация как Университет имеет сложность во взаимодействии её отдельных структур. Это происходит по многим причинам. Например, территориальная удаленность факультетов от основного информационного центра, отсутствие достаточных средств для коммуникаций и т.д. Поэтому возникает необходимость создания такой системы отношений, в которой бы не выпадали ее отдельные элементы. Обычно решением такого рода проблем является дистанционные методы обмена информацией. Такого рода средство решает проблему передачи информации от основного центра к её отдельным удаленным подразделениям, оно тем самым обеспечивает отдельной структуре полную включенность в систему функционирования корпоративной организации.
Сегодня программным решением такой задачи выступает проект "Новости Нижегородского университета", созданный Музеем ННГУ (www.news.unn.ac.ru) [1] .
Первоначально основу этой модели позиционирования музея составляли две основные задачи:
1. поддержка анонсно-новостной информации и презентация событий ННГУ;
2. музеефикация текущих событий и превращение их в объект музейного хранения для последующего исторического исследования.
Самым важным элементом проекта являлась схема партнерского заполнения новостной информации, которая основана на использовании интерактивных средств удаленного Интернет-взаимодействия с решением всего спектра возникающих при этом вопросов (обучение партнеров, адаптация системы под их требования, обеспечение достоверности информации, фиксация и защита авторского права на информацию и т.д.).
За 2002-2005 гг. в ходе работы с новостной системой ННГУ для решения ранее поставленных задач возникла необходимость ее изменения. Тому способствовали ряд причин:
1. Появление пресс-центра Университета, который на сегодняшний день является консолидирующим центром получения и распространения информации.
2. Информационная разобщенность факультетов и некоторая обособленность их существования (каждый факультет ННГУ имеет свой сайт, в том числе и раздел «новости»)
3. Не всегда корректная работа администраторов сайта на местах. Отсюда сложность применения системы партнерского заполнения новостной информации на новостной сайт.
Сегодня мы получили следующую схему работы:
Пресс-центр ННГУ →Музей ННГУ→Сайт «Новости Нижегородского университета» → Музей ННГУ. В пресс-центр поступает информация не только от факультетов, но и всех подразделений университета: научно-исследовательских институтов, студенческих организаций, международного отдела и т.д. Далее она обрабатывается сотрудником пресс-центра и передается в Музей ННГУ, после чего заносится на сайт. Наиболее важные события фотографируются, что позволяет создать в Музее фотоархив. Музей в свою очередь музеефицирует документы и фотографии, собирая фонд по современной истории университета. При обработке фотографий используется музейная система КАМИС-2000, что позволяет в дальнейшем легко использовать фотоархив для музейных задач, как то подготовка выставок, презентаций, статей и материалов в газету «Нижегородский университет» и др. По мере поступления отсканированные фотоматериалы заносятся на новостной сайт, в качестве развернутого репортажа. Таким образом, информация дважды подается сотрудниками музея, первоначально, как новость, а затем как развернутый репортаж события с фотографиями и комментариями к ним. Данная схема наглядно показывает то, каким образом Музей ННГУ участвует в процессе обработки и тиражирования информации для университетского сообщества, занимаясь при этом комплектованием собственного фонда по истории ННГУ.
Благодаря тому, что структура сайта включает в себя две «новостные ленты»: «анонсы» и «текущие события», значительно расширяется информационное пространство и появляется возможно узнать о событиях не только сегодняшнего дня но и оповестить университетское сообщество о предстоящих мероприятиях на несколько дней и недель вперед.
На сегодняшний день, получилось так, что музей берет на себя не свойственные для него функции распространителя и интерпретатора информации, но данная ситуация вполне устраивает все структуры ННГУ, потому что пресс-центр не за интересован в хранении информации, а для музея это является одной из ключевых функций.
На сегодняшний день, благодаря совместной работе музея с пресс-центром, пополнение новостной ленты происходит не реже, чем через день (в среднем от 2 до 4 новостей в день). В перспективе развития, планируется ежедневное поступление информации на сайт.
Через сайт «Новости Нижегородского университета», который курируется Музеем ННГУ, вся информация, занесенная на Новостную ленту становится доступной для широкой аудитории, как внутри университета, так и за его пределами.