В музейных информационных системах наряду с описанием экспонатов по утвержденному набору реквизитов есть и электронные изображения экспонатов и «бумажные» документы (книга поступлений, инвентарная книга и др.). Сейчас юридическую силу имеют «бумажные» документы. Электронные документы (записи в базах данных, изображения охранного видео банка) выполняют вспомогательную роль. Это естественно будет продолжаться до тех пор пока не будут введены соответствующие поправки в правила Министерства культуры по ведению учета музейных экспонатов. Как только такие поправки будут введены возникнет очень не простая задача согласования информации, которую несут разные виды представления учетных данных. Например, в «бумажном» документе в разделе сохранность написано, что утрачен один из 12 драгоценных камней, на изображении предмета видно, что не хватает двух камней. Чему верить, фотографии или описанию сохранности? Примеров можно привести много, учитывая то, что должна совпадать информации, находящаяся в трех источниках: «бумажные» документы, изображения экспоната и электронный документ – запись в базе данных.
Сейчас в музейном деле продумана и юридически прописаны процедуры сверка наличия и апробация, направленная на проверку соответствия состояния экспоната «бумажному» документу. Результат проверки: Акт расхождений. На основе Акта вводятся поправки в «бумажный» документ для приведения к идентичности описания экспоната его реальному состоянию. Пока юридическим документом остается «бумажный» документ, музейная информационная система может только поддержать проведение сложных ответственных и трудоемких операций сверка наличия и апробация.
Как только юридической силой станут обладать и электронные документы и изображения, проведение операций сверки станет ответственнее и сложнее. Подобные операции проводятся уже в течение ряда лет в банках, где также имеются «бумажные» документы, их электронные образы (изображения) и электронные документы – записи в базах данных, созданные на основе «бумажных». Проверка идентичности трех компонент – трудоемкая процедура. В крупном банке в день сдается в архив около 5000 документов, электронные изображения которых нужно проверить и сравнить с записями в базах данных. При соответствующей программной поддержке такую ежедневную работу выполняют два сотрудника банка. В этих банковских бумагах около 20 реквизитов, музейный экспонат имеет 100 и более реквизитов, поэтому проверка идентичности становится заметно сложнее. Трудоемкая проверка идентичности наряду с затратами приносит и важные положительные результаты. Она является дополнительной проверкой деятельности сотрудников банка. В результате ввода, обработки и проверки «бумажные» документы, имеющий юридическую значимость, сдаются в архив, который расположен не в центральном офисе, а где-то загородом. К ним происходит обращение только при судебных разбирательствах. Все ежегодные и еженедельные инспекции, проверки разными комиссиями и т.п. удовлетворяются электронными копиями документов, их изображениями и записями в базах. В банке, где где нами был разработан такой архив, пришлось только один раз за пять лет поднять несколько «бумажных» документов.
В докладе рассматривается опыт организации проверок идентичности документов разных типов [1] и достоинства таких архивов. Деление экрана на две или три зоны, где отображаются одни и те же данные, но в разных их представлениях. Повышенная секретность доступа к важным компонентам электронных документов. В современных музейных системах особенно защищаются поля сохранность экспоната и цена. Не менее закрытым должно быть высоко качественное изображение экспоната, которое может быть использовано для подделок.
Большим плюсом электронных архивов является то, что с ними удается наладить несравненно более строгий учет доступа к информации. Действительно, если при просмотре папки «бумажных» можно просмотреть, кроме разрешенного документа, и другие документы, при этом никто не заметит какие документы просмотрены, то в электронном архиве каждый вызов для просмотра любого документа фиксируется, и затем, при необходимости, легко проследить все обращения к описаниям и фотографиям каждого документа.

[1] Акимова Г.П., Деза В.Н., Емельянов Н.Е., Порай Д.С. Об одном подходе к построению согласованного ведения фактографической базы данных и базы изображений // В сб. «Интеллектуальные технологии ввода и обработки информации» / Сб. трудов ИСА РАН. М. 1998. С. 4 - 14