Задачи, стоящие перед Госкаталогом, сформулированные в Законе и Положении о Музейном фонде, Положением о Госкаталоге Музейного фонда Российской Федерации, следующие:
– создание единого перечня предметов, находящихся в государственной части музейного фонда РФ; учет предметов и коллекций, находящихся в его негосударственной части.
– обеспечение полной идентификацию этих предметов и коллекций
– регистрация всех сделок, производимых с музейными предметами, входящих в негосударственную часть музейного фонда: продажа и приобретение на основании договора купли — продажи; дарение; обмен; передача во временное или бессрочное владение или пользование,
– контроль за сохранностью музейных предметов: фиксация утраты и разрушения музейных предметов и музейных коллекций
– обеспечение общего доступа к сведениям о музейным предметам и музейным коллекциям.
Эти задачи, диктуют необходимость создания единого стандарта описания музейного предмета, то есть выбора из массы полей, существующих в различных базах данных, основных и обязательных. Единый стандарт описания утверждается Министерством культуры Российской Федерации, становится составной частью инструкции по Учету и хранению музейных предметов. Единый стандарт – это обязательные для ввода информации поля и обязательные классификаторы. При заполнении полей необходимы ответственные, отвечающие перед Министерством культуры за представленную информацию. За поля, содержащие основные сведения о предмете и служащими для его идентификации, его атрибуцию, отвечает заместитель директора по науке. За поля, связанные с сохранностью и учетом предмета несет ответственность главный хранитель.

В соответствии с этим в музейную инструкцию по учету и хранению будут внесены следующие положения:
275. Данные, внесенные в обязательные поля локальных баз данных, и авторизированные главным хранителем или заместителем по науке, реплицируются в региональные центры. С этого момента данные о предмете считаются зафиксированными.
276. Предмет регистрируется в Государственном каталоге музейного фонда Российской Федерации. Любые изменения, вносимые в информацию о музейных предметах и музейных коллекциях, зарегистрированных в Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, должны быть зафиксированы в нем.
277. Всякие изменения, вносимые в обязательные поля описания музейного предмета, запрещены, без подтверждения протоколом ЭФЗК. При внесении таких изменений в базу данных, предмет автоматически отправляется на рассмотрение ЭФЗК.
278. После рассмотрения вопроса на ЭФЗК, изменения подтверждаются протоколом ЭФЗК и вместе с протоколом посылаются в региональную, а затем и федеральную базу данных Госкаталога.