Выступление посвящено не вопросам внутримузейного использования информационной системы, а попытке приспособления её для взаимодействия музея с внешними потребителями. В нашем музее уже более пяти лет идет активное использование базы данных. При детальном анаизе ситуации мы стали замечать, что хотя интенсивность внутримузейного использования информационной системы постоянно растет, но в основном запросы к базе обслуживают учетные операции и львиная доля запросов это запросы по номерам книги поступлений или инвентарных книг. Заполнив базу данных целиком мы ясно осознали, что для её использования в любой деятельности, кроме учетной, т.е. практически в любой деятельности музея, связанной с предоставлением музеем внешних услуг, требуется более широкое и глубокое рубрицирование коллекции.
Потребность в информации, хранимой в базе данных и вообще краеведческих материалах, такая потребность есть и её необходимо удовлетворять. В большинстве случаев посетители готовы в качестве адекватной формы подачи материала воспринимать применение электронных средств. Не смотря на увеличение интереса внешних потребителей к нашей коллекции, напрямую удовлетворить их запросы только с использованием информационной системы мы не можем.
На наш взгляд причин тому несколько.
Первой следует назвать несоответствие сведений содержащихся в базе реальным запросам большинства пользователей. на сегодняшний день мы в базе храним сведения о предметах, находящихся в наших фондах, а пользователей интересует информация о явлениях: сведения о городе, предприятии, человеке и т.п..
Есть и еще одна проблема– это проблема интерфейса поиска. Для эффективного использования информационной системы в качестве механизма обслуживания внешних запросов, необходима переделка интерфейса запросов, а иногда и алгоритма поиска по базе данных.
Из всего вышесказанного напрашиваются следующие выводы:
- создание базы данных музейных предметов это первый этап активизации краеведческой работы музея
- рубрицирование коллекции по краеведческим темам - второе необходимое условие включения музейных предметов и в целом информационной системы музея в эту работу
- для работы внешних исследователей требуется специальная адаптация системы, по крайней мере, интерфейса и алгоритма поиска
- создание электронной краеведческой энциклопедии – основной путь приспособления информационной музейной системы для нужд краеведения
- со временем информационная система музея должна эволюционировать от базы данных предметов к системе связанных между собой баз данных предметов, явлений и событий, людей, архитектурных объектов и т.п.
Только в этом случае она вправе называться комплексной и только в этом случае она эффективно может применяться в различных аспектах деятельности музея.