В настоящее время для получения справки по конкретным вопросам истории Эрмитажа приходится обращаться к множеству различных источников, не всегда легко доступных. «Электронная история» задумана как свод широкого спектра сведений, организованных в хронологическом порядке по тематическим рубрикам и снабженных иллюстрациями. Временной охват – от XVIII века до наших дней. База данных создается методом обработки печатных публикаций, мемуарной литературы, в отдельных случаях, возможно использование неопубликованных архивных данных. Обязательным условием является ссылка на используемый источник в соответствии со стандартом, предъявляемым к оформлению ссылок. Основные тематические блоки и вспомогательная рубрика «персоналии» сопровождаются текстами и иллюстрациями. Форма представления текста – цитаты или текст, составленный разработчиками системы, с обязательной полной библиографической ссылкой на первоисточник. Иллюстрациями могут быть портреты, картины и гравюры, архитектурные планы, чертежи, эскизы, рисунки и др.
Сведенные воедино в электронной базе данных на основе выше изложенных принципов приводимые сведения дадут возможность пользователю получить представление по интересующему его вопросу в соотнесении с определенным историческим периодом и «привязкой» к определенному музейному пространству. Собранные сведения приводятся к утвержденному единому формату записи, вносятся в предварительно электронные формы, разработанные соответственно содержательной структуре банка данных, и, таким образом, вводятся в базу данных. Логическая структура разработана настолько гибко, что данные легко перегруппировываются в соответствии с запросом пользователя, а саму информационную систему можно развивать и дополнять. Информационно-поисковая система – специальная компьютерная программа при финансовой поддержке Российского гуманитарного научного фонда (проект №-03-01-12023в). Дизайн пользовательского интерфейса по показателям функциональности и эргономичности соответствует требованиям ГОСТ РИСО/МЭК 9126-93 ISO 9241-10-1996.
В рамках проекта разработана содержательная концепция, структура Электронной истории, формат записи и электронные формы для ввода текстовых данных и изображений. На данном этапе положено начало сбора материала по публикациям, освещающим историю Эрмитажа XVIII века от возникновения Зимнего Дворца – по времени строительства первого из комплекса зданий – до кончины императрицы Екатерины II. Избран именно этот, начальный этап истории Эрмитажа, предопределяющий его дальнейшее развитие и дающий логическую основу для пополнения базы данных сведениями из последующих этапов истории музея.
Современные музейные электронные базы данных и сайты в Internet учитывают в основном состав коллекций с указанием источника поступления экспонатов. Спектр данных, предлагаемый в «Электронной истории Государственного Эрмитажа» практически не имеет аналогов в базах данных других музеев. При условии дальнейшего полномасштабного насыщения банка данных информационно-поисковая система «Электронная история Государственного Эрмитажа» станет подспорьем в работе специалистов-историков, искусствоведов и широкой музейной публики.