Чтобы обеспечить доступ пользователей к любым коллекциям с целью их использования, необходимо прежде всего иметь упорядочиваемые описания объектов, их составляющих. Чтобы этими описаниями можно было манипулировать с применением современных техники и технологий, надо, чтобы они были единообразны, формализованы, совместимы между собой и с другими множествами упорядоченных объектов, которые были созданы и используются в аналогичных целях, а именно, информационных. Говоря другим языком, речь идёт о базах данных или электронных каталогах, и, создавая базу данных или каталог описаний объектов конкретного вида, например, звукозаписей, музейных экспонатов, целесообразно воспользоваться уже применяемыми стандартами описания. В качестве такого стандарта предлагается система форматов MARC 21, с помощью которых описания объектов разных типов представляются в единообразном машиночитаемом виде, что достигается путём идентификации установленных элементов данных записи унифицированным набором определителей содержания. То есть это значит, что конкретная организация может одновременно создавать электронные каталоги, например, для своей библиотеки, коллекции скульптур, фонотеки по единому стандарту и использовать одну поисковую систему для всех каталогов. Она может манипулировать записями, перенося их из одного каталога в другой без дополнительного конвертирования, или объединять любые свои каталоги в один.